Software de gestão de sócios e quotas
Fichas de sócio, quotas lançadas por ano civil, recibos numerados, cartão digital e um formulário público para angariar sócios sem ninguém do outro lado a copiar dados. A gestão de sócios da Cantera é um módulo do clube, não um programa à parte com uma base de dados só dele.
Cobrar quotas não devia ocupar uma noite por mês
A maioria dos clubes gere sócios num ficheiro com uma coluna por mês e um X onde já pagaram. Funciona até alguém pedir um recibo, até um sócio sair a meio do ano, até ser preciso saber quanto está por cobrar. Aí começam as contas à mão, e é aí que aparecem os erros que ninguém consegue explicar seis meses depois.
Do primeiro sócio ao recibo emitido
Tudo ligado à mesma pessoa: quem é sócio e também atleta ou encarregado de educação aparece uma vez só.
Ficha de sócio
Número de sócio único no clube, estado (activo, suspenso, demitido), datas de adesão e de saída, categoria e observações. A ficha pessoal é partilhada com as outras facetas da mesma pessoa.
Quotas por ano civil
Lança ou renova as quotas de um ano inteiro de uma vez, por categoria e periodicidade. A operação é idempotente: correr o lançamento duas vezes não duplica nada.
Notas de pagamento e recibos
Cada quota gera um documento numerado por série, com página pública e QR. O recibo sai quando o pagamento entra, e o agradecimento segue sozinho.
Cartão de sócio digital
PDF com o branding do clube e a foto do sócio, mais uma página pública de verificação por QR que diz na hora se o cartão é válido.
Pré-inscrição online
Um formulário público com o teu endereço para quem quer ser sócio. As candidaturas caem numa caixa e, ao aceitares, a ficha é criada — sem ninguém a transcrever nada.
Comunicação segmentada
Emails para os sócios filtrados por estado, categoria ou ano, com editor de texto formatado, modelos reutilizáveis e histórico do que foi enviado a quem.
Contas que fecham, sem contas à mão
As quotas não vivem num canto: são lançamentos na conta corrente da pessoa, exactamente como as mensalidades de um atleta. É por isso que o mapa de dívida do clube inclui o sócio que não pagou a quota e o encarregado de educação que não pagou a mensalidade, na mesma soma e com o mesmo critério.
Um lançamento só conta como dívida depois de exigido
Enquanto a nota de pagamento não for emitida, a quota é uma previsão e não uma dívida — por muito que a data prevista já tenha passado. É o mesmo critério em toda a plataforma, e é o que faz os totais baterem certo.
Numeração a sério
Documentos numerados por série, sem saltos e sem reutilização. Anular uma nota liberta os lançamentos para reemissão, mas o número não volta atrás.
Isenções sem excepções à mão
Um sócio isento num ano é uma marca no registo desse ano, não uma linha apagada. O histórico continua completo e a razão fica visível.
Pagamento online, se quiseres
A página pública do documento pode aceitar pagamento por cartão, MB WAY ou Multibanco. O recibo é emitido pela reconciliação, não por alguém a marcar como pago.
Perguntas sobre gestão de sócios
Não. Sócio e atleta são facetas da mesma pessoa: há uma ficha pessoal e depois as fichas específicas que fizerem sentido. Isso evita o problema clássico de ter a mesma família em duas bases de dados com moradas diferentes.
Por ano civil, que é como a esmagadora maioria dos clubes portugueses cobra quotas de sócio. As mensalidades dos atletas, essas, seguem a época desportiva — são coisas diferentes e a plataforma trata-as como tal.
A Cantera emite notas de pagamento e recibos numerados por série, com página pública e QR, para uso interno do clube e para o sócio. Não substitui o teu programa de facturação certificada quando a lei o exigir; serve a relação com o sócio e o controlo de cobrança.
Por email, a partir de modelos que o clube edita — emissão, aviso antes do vencimento, aviso depois, documentos em dívida e agradecimento. O envio automático liga-se e desliga-se por clube.
Sim, e é o caminho normal de arranque. O número de sócio existente é respeitado, e a partir daí a numeração continua a partir do que já tinhas.
Continua por aqui
Põe as quotas a andar sozinhas
Lança o ano inteiro numa operação e deixa os avisos e os recibos seguirem sem ninguém a carregar em nada.