Lançar as mensalidades em série

Uma série de lançamento poupa-te a lançar mês a mês a mesma mensalidade a cada atleta. Defines uma vez o produto, o período e as equipas; depois lanças, e cada atleta recebe na conta corrente um lançamento por período. Não confundas com as séries de numeração dos documentos, que ficam em Gestão Financeira › Séries.

O produto tem de ter uma periodicidade, por exemplo Mensal. Sem ela, a série não se cria.

Criar a série

1. Em Gestão Financeira › Receitas, abre a categoria e depois o produto, por exemplo Mensalidade de formação.
2. Em «Séries de lançamento», carrega em «Nova série».
3. Revê a «Descrição na ficha», o «Preço unitário» e o «IVA». Vêm do produto, mas podes mudá-los só para esta série.
4. Em «Período», escolhe o mês e o ano de «Início» e de «Fim», por exemplo de Setembro a Junho.
5. Escolhe o «Dia limite de pagamento»: «No início de cada período», «No fim de cada período» ou um dia certo do mês. É o vencimento previsto de cada lançamento. «No início de cada período» é o dia 1 do primeiro mês do período, e um dia certo conta-se também nesse primeiro mês. «No fim de cada período» é o último dia do último mês do período: numa série mensal, o último dia desse mês; numa série trimestral de Setembro a Novembro, 30 de Novembro. Se o mês de «Fim» da série cortar o último período, o vencimento fica no último dia desse mês.
6. Deixa ligados «Incluir o mês na descrição» e «Incluir o ano na descrição» para cada lançamento dizer a que mês se refere.
7. Em «Destinatários», escolhe a «Época» e uma ou mais «Equipas». Fica uma série por equipa.
8. Confirma no «Resumo» quantos lançamentos vão ser criados e carrega em «Guardar».

Guardar a série ainda não cobra nada a ninguém.

Lançar aos atletas

1. Na lista do produto, carrega em «Lançar» na linha da série.
2. A janela «Lançar em série» mostra o plantel da equipa com o estado de cada atleta: «Por lançar», «Parcial», «Lançado» ou «Sem períodos». Vêm marcados os que têm lançamentos novos por criar.
3. Ajusta a escolha e carrega em «Lançar». O botão mostra quantas cobranças vão ser criadas.

Cada atleta só recebe os períodos a partir do mês da sua data de admissão. Dentro da mesma série, um período já lançado nunca se repete: se a lançares outra vez, só se criam os que faltam. É assim que tratas um atleta que entra a meio da época. Também o podes fazer a partir da conta corrente do atleta, com «Lançar produtos em série».

Quando passa a nota de pagamento

Um lançamento fica por emitir até entrar numa nota de pagamento e, enquanto isso, não conta como dívida, mesmo que o vencimento previsto já tenha passado. Só depois de emitida a nota, e enquanto estiver por pagar, conta como dívida; os Devedores mostram só quem já tem uma nota vencida.

• Por omissão, a nota faz-se à mão: na conta corrente, seleccionas os lançamentos e carregas em «Emitir nota de pagamento».
• Em Comunicação, em «Ao gerar uma cobrança», podes escolher «Criar uma nota de pagamento automaticamente». A nota é então emitida a partir do dia em que começa o período de cada lançamento, por exemplo a 1 de Outubro para a mensalidade de Outubro, sem ser enviada.
• Com «Criar uma nota de pagamento automaticamente e enviar» e o canal «Email» ligado, a nota emitida segue também por email para a família.
• Se, na mesma página, tiveres ligado «Enviar avisos de cobrança?», as famílias recebem também os avisos por email sobre estas notas, antes e depois do vencimento, conforme o que lá definires.