Como funciona o Financeiro

O Financeiro trata do que o clube cobra às famílias e aos sócios, e também das despesas e receitas do dia-a-dia. Uma cobrança passa sempre pelos mesmos passos. Vale a pena conhecê-los antes de configurares o resto.

O caminho de uma cobrança

1. Categorias e produtos: o que o clube cobra. Em Gestão Financeira › Receitas crias as «Categorias de receita», por exemplo Mensalidades, e dentro de cada uma os «Produtos», com o valor e o IVA.
2. Séries de lançamento: dentro de um produto, uma série lança-o a uma equipa, período a período. É assim que lanças as mensalidades de uma época inteira de uma vez.
3. Lançamentos: cada cobrança feita a uma pessoa fica na sua «Conta corrente», no separador «Financeiro» da ficha, em Membros. Daí também podes usar «Lançar produto» para uma cobrança avulsa.
4. Nota de pagamento: na conta corrente, seleccionas os lançamentos por pagar e carregas em «Emitir nota de pagamento». A nota recebe o número seguinte da série em uso e um vencimento.
5. Recibo: quando a família paga, carregas em «Emitir recibo» na nota. Os lançamentos ficam pagos.

O que conta como dívida

Um lançamento só passa a dívida quando é exigido, isto é, quando entra numa nota de pagamento emitida. Até lá fica «Por emitir», com um total à parte, e nunca aparece em atraso, mesmo que a data prevista já tenha passado.

Depois de emitida, a nota por pagar conta no saldo da pessoa: fica «Dentro do prazo» até ao vencimento e passa a «Vencido» depois dele. A lista de Devedores mostra só quem tem pelo menos uma nota emitida já vencida; o que ainda está dentro do prazo aparece ao lado, à parte.

Despesas e receitas avulsas

O que não é cobrado a uma pessoa regista-se à parte: as contas a pagar em Despesas e as entradas soltas, como um donativo ou o bar, em Receitas. Não passam por notas de pagamento.

Antes de começar

• Preenche a Informação do clube e escolhe a série por omissão: sem elas não se emite nenhuma nota.
• Cria pelo menos uma série de numeração e revê as taxas de IVA.
• Confirma os métodos e locais de pagamento que aparecem quando registas um pagamento.