Quotas dos sócios: lançar, renovar e acompanhar

As quotas são lançamentos do Financeiro na conta corrente de cada sócio. A página Quotas, em «Gestão de Sócios», lança-as para o ano inteiro de uma vez e mostra, sócio a sócio, em que ponto estão. Precisa dos módulos Sócios e Financeiro activos no clube.

De onde vem o valor

Cada sócio com registo anual num ano tem uma categoria, e é a categoria que dá a quota e a periodicidade. Uma quota mensal dá 12 lançamentos no ano, uma trimestral 4, uma semestral 2 e uma anual 1, cada um com a data do início do seu período e o vencimento nesse mesmo dia. Um sócio isento, pela categoria ou pelo seu registo do ano, não gera nenhum lançamento.

A jóia é um lançamento único, que entra no ano da «Data de adesão» do sócio, se a categoria tiver jóia. O lançamento do ano só a junta quando lanças o ano de adesão e o sócio tem registo nesse ano; fora disso, lança-a à mão na ficha, com «Lançar jóia».

Lançar as quotas do ano

1. Abre Quotas e carrega em «Lançar quotas do ano».
2. Confirma o «Ano». O modal mostra exactamente o que vai ser criado: os sócios que recebem cobranças, as cobranças, jóia incluída, e o total. As que já foram lançadas ficam de fora das contagens, e um aviso diz quantas vão ser ignoradas.
3. Carrega no botão «Lançar», que repete o número de cobranças do modal.

O lançamento abrange só os sócios «Activo» com registo nesse ano, e junta a jóia de quem aderiu nesse ano. Os suspensos, demitidos e falecidos não são lançados.

Renovar os sócios para o ano seguinte

As quotas de um ano só se lançam a quem tem registo nesse ano. Para passar os sócios de um ano para o seguinte:

1. Em Quotas, carrega em «Renovar para», com o ano seguinte ao que estás a ver.
2. Confirma o «Ano de origem» e escolhe os «Estados a transitar». Por omissão vai só «Activo».
3. Carrega em «Renovar», que indica quantos sócios vão ser renovados.

Cada sócio fica com o registo do ano novo na mesma categoria e com a mesma isenção: quem estava isento no ano anterior continua isento. Quem já tinha registo nesse ano não é tocado. A renovação não lança quotas: lança-as a seguir.

Se algum desses sócios tiver hoje uma categoria arquivada, «Renovar» abre antes a lista desses sócios, com o número e a categoria actual de cada um: escolhe para cada um a categoria do ano novo, entre as activas, ou usa «Aplicar a todos» para lhes dar a mesma de uma vez. A renovação só avança quando todos tiverem categoria; os outros sócios mantêm a sua.

Ler o mapa

• No topo, «Sócios» conta quem tem registo no ano (com os isentos), «Lançados» quem já tem quotas lançadas, «Pagos» quem pagou tudo e «Cobrado» o valor já recebido.
• Na tabela, o estado de cada sócio é «Não lançada» (ainda sem lançamentos), «Isento» (isento e sem lançamentos: não há nada a lançar e não conta como por lançar), «Por pagar» (nenhum lançamento pago), «Parcial» ou «Paga». Uma cobrança anulada não conta: um sócio com as outras pagas fica «Paga».
• A coluna «Cobranças» mostra quantos lançamentos estão pagos do total, sem os anulados.
• «Ao lançar», ao lado, diz quantos sócios, cobranças e que total o próximo lançamento cria: são os números do modal.
• Filtra pelo «Ano», pelo «Estado» ou pelo nome. Uma linha abre a ficha do sócio.

Um sócio de cada vez

Na ficha do sócio, no separador «Financeiro», tens a conta corrente dele e dois botões:

• «Lançar quota do ano» lança só as quotas desse sócio no ano que escolheres e, se for o ano de adesão, também a jóia. Precisa do registo desse ano e de o sócio estar «Activo».
• «Lançar jóia» lança a jóia, se a categoria a tiver, ainda não estiver lançada e o sócio estiver «Activo».

Notas, dívida e atraso

Lançar cria lançamentos, não notas de pagamento. «Por pagar» no mapa quer dizer que o lançamento ainda não foi pago, não que o sócio está em dívida: só há dívida quando a nota de pagamento é emitida e fica por pagar, e o sócio só fica em atraso, e aparece nos Devedores, depois de passado o vencimento dessa nota.

As notas das quotas emitem-se como as outras: à mão, na conta corrente, ou pela emissão automática, que trata as quotas como as mensalidades. A emissão automática liga-se em Comunicação, no bloco «Comunicação de facturação», e vem desligada. Quando registas o pagamento, o lançamento passa a pago e o mapa actualiza-se.