Emitir notas de pagamento

Uma nota de pagamento pede à família que pague um ou mais lançamentos. Só a partir dela há dívida: um lançamento por emitir nunca está em atraso.

Emitir à mão

1. Na conta corrente da pessoa, ou no separador «Financeiro» da ficha, selecciona os lançamentos a incluir. Só os que estão por pagar e ainda sem nota podem ir para uma nota.
2. Na barra que aparece, carrega em «Emitir nota de pagamento». Se a selecção tiver outros lançamentos, o botão diz quantos vão para a nota.
3. Confere a lista e o «Total».
4. Revê o «Vencimento». Vem preenchido e marcado «Sugerido»: se os lançamentos têm todos o mesmo vencimento previsto, é esse; se não, segue a regra de «Data de vencimento ao agrupar», em Comunicação. Com «Assumir a data limite de pagamento inferior», fica a mais cedo; com as outras opções, a mais tardia. Podes escolher outra data.
5. Carrega em «Emitir». A nota abre-se logo, pronta a enviar ou imprimir.

A nota recebe o número seguinte da série por omissão do clube. Sem série por omissão, a emissão é recusada: define-a em Gestão Financeira › Informação.

O vencimento que escolhes aqui é o da nota e passa a ser também o «Vencimento previsto» de cada lançamento que ela leva. É por essa data que contam os avisos de cobrança, os Devedores e o que a conta corrente mostra dentro do prazo ou vencido.

Emitir não é enviar

Emitir cria o documento, mas não o manda a ninguém. Para o enviar, abre a nota e carrega em «Enviar documento». Na conta corrente, «Enviar doc. em dívida» manda num só email todas as notas por pagar da pessoa.

Em nome de quem e para quem

Na ficha da pessoa, no separador «Comunicação», a secção «Financeiro» tem o cartão «Envio de documentos financeiros», com duas escolhas independentes:

• «Emitir em nome de»: de quem são o nome, o NIF e a morada que aparecem na nota. Por omissão é o «Atleta»; podes escolher o «Encarregado de educação», se a pessoa tiver algum ligado.
• «Enviar para»: a quem vão os emails. Na primeira inscrição de cada época fica o encarregado de educação, se o atleta for menor, ou o próprio atleta; durante a época só muda à mão.

Uma nota pode, por isso, sair em nome do atleta e ser enviada ao encarregado de educação. Se a pessoa escolhida não tiver email na ficha, os documentos não são enviados.

Emissão automática

Em Comunicação, no bloco «Comunicação de facturação», decides o que acontece quando chega o dia de uma cobrança, em «Ao gerar uma cobrança»:

• «Não fazer nada, a nota de pagamento é feita manualmente»: o valor por omissão.
• «Criar uma nota de pagamento automaticamente»: a nota é emitida, sem ser enviada.
• «Criar uma nota de pagamento automaticamente e enviar»: a nota é emitida e enviada por email, se o canal «Email» estiver ligado.

A emissão automática corre uma vez por dia e trata só dos lançamentos de séries, como as mensalidades, e das quotas de sócio, a partir da «Data» de cada lançamento. Os produtos lançados à mão ficam sempre para emitir à mão.

Duas opções decidem como se juntam os lançamentos de uma pessoa prontos no mesmo dia:

• «Produtos lançados no mesmo dia»: «Manter os produtos separados» faz uma nota por lançamento; «Agrupar produtos por rubrica» faz uma nota por rubrica; «Agrupar todos os produtos» faz uma nota só.
• «Data de vencimento ao agrupar»: «Agrupar pela data de limite de pagamento» separa os lançamentos com vencimentos diferentes em notas diferentes; «Assumir a data limite de pagamento inferior» e «Assumir a data limite de pagamento superior» fazem uma nota com o vencimento mais cedo ou mais tardio.