Enviar notas de pagamento e recibos

Emitir não é enviar: uma nota de pagamento ou um recibo só chega à família quando o envias tu ou quando o clube tem o envio automático ligado. O email leva o botão «Ver documento», que abre a página pública do documento, onde a família o vê e imprime sem precisar de conta.

Enviar um documento

1. Na ficha da pessoa, em Membros, abre o separador «Financeiro» e carrega em «Conta corrente».
2. Em «Documentos», carrega em «Ver documento» na linha da nota ou do recibo.
3. Escolhe o que enviar: numa nota, «Enviar documento» ou «Enviar alerta», que lembra a família de que a nota está por pagar; num recibo, «Enviar agradecimento». Um documento anulado já não mostra estes botões.
4. Na janela «Enviar documento», confirma o «Para». Vem preenchido com o email de envio da pessoa; para juntar outro endereço, escreve-o e carrega em Enter ou numa vírgula. Em «CC» podes acrescentar cópias.
5. Revê o «Assunto» e a «Mensagem». O texto vem do modelo do clube em Modelos de Email; o que mudares aqui vale só para este envio.
6. Carrega em «Enviar por email».

Depois do envio, a página do documento mostra em «Último envio» quando e para quem foi o email. «Ver online» abre a mesma página que a família vê.

Quem recebe

Na ficha da pessoa, no separador «Comunicação», a secção «Financeiro» tem duas escolhas independentes:

• «Emitir em nome de»: o «Atleta» ou o «Encarregado de educação». É o nome que aparece no documento.
• «Enviar para»: quem recebe os emails. Na 1.ª inscrição de cada época fica o encarregado de educação, se o atleta for menor, ou o próprio atleta; durante a época só muda à mão.

Os envios automáticos e o «Enviar doc. em dívida» usam o «Email de envio» que aparece nessa secção, o da pessoa escolhida em «Enviar para». Sem email na ficha dessa pessoa, os documentos não são enviados. No envio à mão, podes sempre escrever outro endereço no «Para».

O que sai sozinho

Em Comunicação decides o que o clube envia sem ninguém carregar num botão:

• «Ao gerar uma cobrança»: com «Criar uma nota de pagamento automaticamente e enviar» e o canal «Email» ligado, cada nota emitida automaticamente segue por email.
• «Enviar avisos de cobrança?»: os alertas antes e depois do vencimento das notas por pagar.
• «Enviar agradecimento ao receber pagamento?»: com uma das opções «Sim», o agradecimento segue por email quando emites o recibo.