Enviar notas de pago y recibos

Emitir no es enviar: una nota de pago o un recibo solo llega a la familia cuando lo envías tú o cuando el club tiene activado el envío automático. El email lleva el botón «Ver documento», que abre la página pública del documento, donde la familia lo ve y lo imprime sin necesidad de cuenta.

Enviar un documento

1. En la ficha de la persona, en Miembros, abre la pestaña «Finanzas» y pulsa «Cuenta corriente».
2. En «Documentos», pulsa «Ver documento» en la fila de la nota o del recibo.
3. Elige qué enviar: en una nota, «Enviar documento» o «Enviar aviso», que recuerda a la familia que la nota está pendiente de pago; en un recibo, «Enviar agradecimiento». Un documento anulado ya no muestra estos botones.
4. En la ventana «Enviar documento», confirma el campo «Para». Viene relleno con el email de envío de la persona; para añadir otra dirección, escríbela y pulsa Intro o una coma. En «CC» puedes añadir copias.
5. Revisa el «Asunto» y el «Mensaje». El texto viene de la plantilla del club en Plantillas de email; lo que cambies aquí vale solo para este envío.
6. Pulsa «Enviar por email».

Después del envío, la página del documento muestra en «Último envío» cuándo y a quién se mandó el email. «Ver online» abre la misma página que ve la familia.

Quién lo recibe

En la ficha de la persona, en la pestaña «Comunicación», la sección «Finanzas» tiene dos opciones independientes:

• «Emitir a nombre de»: el «Atleta» o el «Tutor». Es el nombre que aparece en el documento.
• «Enviar a»: quién recibe los emails. En la primera inscripción de cada temporada queda el tutor, si el atleta es menor, o el propio atleta; durante la temporada solo cambia a mano.

Los envíos automáticos y «Enviar doc. pendientes» usan el «Email de envío» que aparece en esa sección, el de la persona elegida en «Enviar a». Sin email en la ficha de esa persona, los documentos no se envían. En el envío manual siempre puedes escribir otra dirección en «Para».

Qué sale solo

En Comunicación decides lo que el club envía sin que nadie pulse un botón:

• «Al generar un cobro»: con «Crear una nota de pago automáticamente y enviarla» y el canal «Email» activado, cada nota emitida automáticamente sale por email.
• «¿Enviar avisos de cobro?»: los avisos antes y después del vencimiento de las notas pendientes.
• «¿Enviar agradecimiento al recibir un pago?»: con una de las opciones «Sí», el agradecimiento sale por email cuando emites el recibo.