Cómo funcionan las finanzas

Las finanzas se ocupan de lo que el club cobra a las familias y a los socios, y también de los gastos e ingresos del día a día. Un cobro pasa siempre por los mismos pasos. Conviene conocerlos antes de configurar lo demás.

El camino de un cobro

1. Categorías y productos: lo que cobra el club. En Gestión financiera › Ingresos creas las «Categorías de ingreso», por ejemplo Cuotas, y dentro de cada una los «Productos», con el importe y el IVA.
2. Series de cargos: dentro de un producto, una serie lo carga a un equipo, periodo a periodo. Así cargas de una vez las cuotas de toda una temporada.
3. Cargos: cada cobro a una persona queda en su «Cuenta corriente», en la pestaña «Finanzas» de la ficha, en Miembros. Desde ahí también puedes usar «Añadir producto» para un cobro suelto.
4. Nota de pago: en la cuenta corriente, seleccionas los cargos pendientes de pago y pulsas «Emitir nota de pago». La nota recibe el número siguiente de la serie en uso y un vencimiento.
5. Recibo: cuando la familia paga, pulsas «Emitir recibo» en la nota. Los cargos quedan pagados.

Qué cuenta como deuda

Un cargo solo pasa a ser deuda cuando se exige, es decir, cuando entra en una nota de pago emitida. Hasta entonces queda «Por emitir», con un total aparte, y nunca aparece con retraso, aunque la fecha prevista ya haya pasado.

Una vez emitida, la nota pendiente de pago cuenta en el saldo de la persona: está «En plazo» hasta el vencimiento y pasa a «Vencido» después. La lista de Morosos muestra solo a quien tiene al menos una nota emitida ya vencida; lo que aún está en plazo aparece al lado, aparte.

Gastos e ingresos sueltos

Lo que no se cobra a una persona se registra aparte: las facturas por pagar en Gastos y las entradas sueltas, como un donativo o el bar, en Ingresos. No pasan por notas de pago.

Antes de empezar

• Rellena la Información del club y elige la serie por defecto: sin ellas no se emite ninguna nota.
• Crea al menos una serie de numeración y revisa los tipos de IVA.
• Comprueba los métodos y lugares de pago que aparecen al registrar un pago.