Emitir notas de pago

Una nota de pago pide a la familia que pague uno o varios cargos. Solo a partir de ella hay deuda: un cargo por emitir nunca está con retraso.

Emitir a mano

1. En la cuenta corriente de la persona, o en la pestaña «Finanzas» de la ficha, selecciona los cargos que quieres incluir. Solo los que están por pagar y aún sin nota pueden ir a una nota.
2. En la barra que aparece, pulsa «Emitir nota de pago». Si la selección incluye otros cargos, el botón indica cuántos van a la nota.
3. Revisa la lista y el «Total».
4. Revisa el «Vencimiento». Viene rellenado y marcado como «Sugerido»: si todos los cargos tienen el mismo vencimiento previsto, es ese; si no, sigue la regla de «Fecha de vencimiento al agrupar», en Comunicación. Con «Asumir la fecha límite de pago más temprana», queda la más temprana; con las demás opciones, la más tardía. Puedes elegir otra fecha.
5. Pulsa «Emitir». La nota se abre enseguida, lista para enviar o imprimir.

La nota recibe el número siguiente de la serie por defecto del club. Sin serie por defecto, la emisión se rechaza: defínela en Gestión financiera › Información.

El vencimiento que eliges aquí es el de la nota y pasa a ser también el «Vencimiento previsto» de cada cargo que incluye. Con esa fecha cuentan los avisos de cobro, los Morosos y lo que la cuenta corriente muestra en plazo o vencido.

Emitir no es enviar

Emitir crea el documento, pero no se lo manda a nadie. Para enviarlo, abre la nota y pulsa «Enviar documento». En la cuenta corriente, «Enviar doc. pendientes» manda en un único email todas las notas pendientes de pago de la persona.

A nombre de quién y a quién

En la ficha de la persona, en la pestaña «Comunicación», la sección «Finanzas» tiene la tarjeta «Envío de documentos financieros», con dos elecciones independientes:

• «Emitir a nombre de»: de quién son el nombre, el NIF y la dirección que aparecen en la nota. Por defecto es el «Atleta»; puedes elegir al «Tutor», si la persona tiene alguno vinculado.
• «Enviar a»: a quién van los emails. En la primera inscripción de cada temporada queda el tutor, si el atleta es menor, o el propio atleta; durante la temporada solo cambia a mano.

Por eso, una nota puede salir a nombre del atleta y enviarse al tutor. Si la persona elegida no tiene email en la ficha, los documentos no se envían.

Emisión automática

En Comunicación, en el bloque «Comunicación de facturación», decides qué pasa cuando llega el día de un cobro, en «Al generar un cobro»:

• «No hacer nada, la nota de pago se hace manualmente»: el valor por defecto.
• «Crear una nota de pago automáticamente»: la nota se emite, sin enviarse.
• «Crear una nota de pago automáticamente y enviarla»: la nota se emite y se envía por email, si el canal «Email» está activado.

La emisión automática se ejecuta una vez al día y solo se ocupa de los cargos de series, como las cuotas mensuales, y de las cuotas de socio, a partir de la «Fecha» de cada cargo. Los productos añadidos a mano siempre se emiten a mano.

Dos opciones deciden cómo se juntan los cargos de una persona listos el mismo día:

• «Productos emitidos el mismo día»: «Mantener los productos separados» hace una nota por cargo; «Agrupar productos por rúbrica» hace una nota por rúbrica; «Agrupar todos los productos» hace una sola nota.
• «Fecha de vencimiento al agrupar»: «Agrupar por la fecha límite de pago» separa en notas distintas los cargos con vencimientos distintos; «Asumir la fecha límite de pago más temprana» y «Asumir la fecha límite de pago más tardía» hacen una nota con el vencimiento más temprano o más tardío.