Lanzar las mensualidades en serie

Una serie de cargos te ahorra lanzar mes a mes la misma mensualidad a cada atleta. Defines una vez el producto, el periodo y los equipos; después lanzas, y cada atleta recibe en su cuenta corriente un cargo por periodo. No la confundas con las series de numeración de los documentos, que están en Gestión Financiera › Series.

El producto tiene que tener una periodicidad, por ejemplo Mensual. Sin ella, la serie no se crea.

Crear la serie

1. En Gestión financiera › Ingresos, abre la categoría y después el producto.
2. En «Series de cargos», pulsa «Nueva serie».
3. Revisa la «Descripción en la ficha», el «Precio unitario» y el «IVA». Vienen del producto, pero puedes cambiarlos solo para esta serie.
4. En «Periodo», elige el mes y el año de «Inicio» y de «Fin», por ejemplo de septiembre a junio.
5. Elige el «Día límite de pago»: «Al inicio de cada periodo», «Al final de cada periodo» o un día concreto del mes. Es el vencimiento previsto de cada cargo. «Al inicio de cada periodo» es el día 1 del primer mes del periodo, y un día concreto también se cuenta en ese primer mes. «Al final de cada periodo» es el último día del último mes del periodo: en una serie mensual, el último día de ese mes; en una serie trimestral de septiembre a noviembre, el 30 de noviembre. Si el mes de «Fin» de la serie corta el último periodo, el vencimiento queda en el último día de ese mes.
6. Deja activados «Incluir el mes en la descripción» e «Incluir el año en la descripción» para que cada cargo diga a qué mes corresponde.
7. En «Destinatarios», elige la «Temporada» y uno o varios «Equipos». Queda una serie por equipo.
8. Comprueba en el «Resumen» cuántos cargos se van a crear y pulsa «Guardar».

Guardar la serie todavía no le cobra nada a nadie.

Lanzar a los atletas

1. En la lista del producto, pulsa «Lanzar» en la fila de la serie.
2. La ventana «Lanzar en serie» muestra la plantilla del equipo con el estado de cada atleta: «Por lanzar», «Parcial», «Lanzado» o «Sin periodos». Vienen marcados los que tienen cargos nuevos por crear.
3. Ajusta la selección y pulsa «Lanzar». El botón muestra cuántos cobros se van a crear.

Cada atleta solo recibe los periodos a partir del mes de su fecha de admisión. Dentro de la misma serie, un periodo ya lanzado nunca se repite: si vuelves a lanzarla, solo se crean los que faltan. Así resuelves a un atleta que llega a mitad de temporada. También puedes hacerlo desde la cuenta corriente del atleta, con «Lanzar productos en serie».

Cuándo pasa a nota de pago

Un cargo queda por emitir hasta que entra en una nota de pago y, mientras tanto, no cuenta como deuda, aunque el vencimiento previsto ya haya pasado. Solo después de emitida la nota, y mientras esté por pagar, cuenta como deuda; los Morosos muestran solo a quien ya tiene una nota vencida.

• Por defecto, la nota se hace a mano: en la cuenta corriente, seleccionas los cargos y pulsas «Emitir nota de pago».
• En Comunicación, en «Al generar un cobro», puedes elegir «Crear una nota de pago automáticamente». La nota se emite entonces a partir del día en que empieza el periodo de cada cargo, por ejemplo el 1 de octubre para la mensualidad de octubre, sin enviarla.
• Con «Crear una nota de pago automáticamente y enviarla» y el canal «Email» activado, la nota emitida se envía también por email a la familia.
• Si en la misma página tienes activado «¿Enviar avisos de cobro?», las familias reciben también los avisos por email sobre estas notas, antes y después del vencimiento, según lo que allí definas.