Cuotas de los socios: lanzar, renovar y seguir

Las cuotas son cargos de Finanzas en la cuenta corriente de cada socio. La página Cuotas, en «Gestión de socios», las lanza para todo el año de una vez y muestra, socio a socio, en qué punto están. Necesita los módulos Socios y Finanzas activos en el club.

De dónde sale el importe

Cada socio con registro anual en un año tiene una categoría, y es la categoría la que da la cuota y la periodicidad. Una cuota mensual da 12 cargos en el año, una trimestral 4, una semestral 2 y una anual 1, cada uno con la fecha del inicio de su periodo y el vencimiento ese mismo día. Un socio exento, por la categoría o por su registro del año, no genera ningún cargo.

La cuota de inscripción es un cargo único, que entra en el año de la «Fecha de alta» del socio, si la categoría la tiene. El lanzamiento del año solo la añade cuando lanzas el año de alta y el socio tiene registro en ese año; si no, lánzala a mano en la ficha, con «Cobrar cuota de inscripción».

Lanzar las cuotas del año

1. Abre Cuotas y pulsa «Lanzar las cuotas del año».
2. Confirma el «Año». El modal muestra exactamente lo que se va a crear: los socios que reciben cargos, los cargos, cuota de inscripción incluida, y el total. Los ya lanzados quedan fuera de los recuentos, y un aviso indica cuántos se van a ignorar.
3. Pulsa el botón «Lanzar», que repite el número de cargos del modal.

El lanzamiento abarca solo a los socios «Activo» con registro en ese año, y añade la cuota de inscripción de quien se dio de alta ese año. Los suspendidos, dados de baja y fallecidos no se lanzan.

Renovar los socios para el año siguiente

Las cuotas de un año solo se lanzan a quien tiene registro en ese año. Para pasar los socios de un año al siguiente:

1. En Cuotas, pulsa «Renovar para», con el año siguiente al que estás viendo.
2. Confirma el «Año de origen» y elige los «Estados a renovar». Por defecto va solo «Activo».
3. Pulsa «Renovar», que indica cuántos socios se van a renovar.

Cada socio queda con el registro del año nuevo en la misma categoría y con la misma exención: quien estaba exento el año anterior sigue exento. A quien ya tenía registro ese año no se le toca. La renovación no lanza cuotas: lánzalas después.

Si alguno de esos socios tiene hoy una categoría archivada, «Renovar» abre antes la lista de esos socios, con el número y la categoría actual de cada uno: elige para cada uno la categoría del año nuevo entre las activas, o usa «Aplicar a todos» para darles la misma de una vez. La renovación solo sigue cuando todos tienen categoría; los demás socios mantienen la suya.

Leer el mapa

• Arriba, «Socios» cuenta a quien tiene registro en el año (con los exentos), «Lanzados» a quien ya tiene cuotas lanzadas, «Pagados» a quien lo ha pagado todo y «Cobrado» el importe ya recibido.
• En la tabla, el estado de cada socio es «No lanzada» (aún sin cargos), «Exento» (exento y sin cargos: no hay nada que lanzar y no cuenta como por lanzar), «Por pagar» (ningún cargo pagado), «Parcial» o «Pagada». Un cargo anulado no cuenta: un socio con los demás pagados queda «Pagada».
• La columna «Cargos» muestra cuántos cargos están pagados del total, sin los anulados.
• «Al lanzar», al lado, indica cuántos socios, cargos y qué total crea el próximo lanzamiento: son los números del modal.
• Filtra por «Año», por «Estado» o por nombre. Una fila abre la ficha del socio.

Un socio cada vez

En la ficha del socio, en la pestaña «Finanzas», tienes su cuenta corriente y dos botones:

• «Lanzar la cuota del año» lanza solo las cuotas de ese socio en el año que elijas y, si es el año de alta, también la cuota de inscripción. Necesita el registro de ese año y que el socio esté «Activo».
• «Cobrar cuota de inscripción» lanza la cuota de inscripción, si la categoría la tiene, aún no está lanzada y el socio está «Activo».

Notas, deuda y atraso

Lanzar crea cargos, no notas de pago. «Por pagar» en el mapa quiere decir que el cargo aún no se ha pagado, no que el socio tenga deuda: solo hay deuda cuando la nota de pago está emitida y sin pagar, y el socio solo pasa a moroso, y aparece en Deudores, cuando vence esa nota.

Las notas de las cuotas se emiten como las demás: a mano, en la cuenta corriente, o con la emisión automática, que trata las cuotas igual que las mensualidades. La emisión automática se activa en Comunicación, en el bloque «Comunicación de facturación», y viene desactivada. Cuando registras el pago, el cargo pasa a pagado y el mapa se actualiza.