Prestações e recebimentos de um patrocínio

O separador «Recebimentos» de um patrocínio guarda o plano de pagamentos: por exemplo, 6 000 € em três prestações, em Setembro, Janeiro e Abril. Quando o plano estiver certo, lanças as prestações para as Receitas do Financeiro, onde ficam «Por receber» até o dinheiro entrar. Precisas do módulo de patrocínios e, para lançar, também do módulo financeiro.

Planear as prestações

1. Em Patrocinadores, abre o patrocinador, abre o patrocínio no separador «Patrocínios» e escolhe o separador «Recebimentos».
2. Para repartir o valor de uma vez, carrega em «Dividir em N» e escolhe o «Número de prestações». O valor monetário do contrato é dividido em partes iguais (os cêntimos que sobram vão para a última), uma por mês a partir do início do contrato. Ajusta a descrição, a data e o valor de cada linha e carrega em «Guardar plano».
3. Para acrescentar uma prestação de cada vez, carrega em «Nova prestação», indica a «Descrição», a «Data prevista», o «Valor» e, se quiseres, «Observações», e carrega em «Guardar».

Os quadros do topo comparam o plano com o contrato: «Contratado» (o valor monetário do contrato), «Planeado» (a soma das prestações, com «Bate certo com o contratado» ou a diferença), «Recebido» e «Vencido».

Lançar as prestações no Financeiro

1. Confirma que o patrocínio está «Activo» ou «Terminado» e que tem uma «Categoria de receita», no bloco «Facturação» de «Editar patrocínio». Sem categoria, ou com uma categoria inactiva, o lançamento é recusado.
2. Carrega em «Lançar recebimentos». A janela lista as prestações por lançar; confirma com o botão «Lançar», que mostra quantas são.

Cada prestação por lançar passa a ser uma receita «Por receber», com a descrição, a data e o valor da prestação, e com a categoria, o IVA e o prazo de pagamento do patrocínio. A receita leva também a equipa do patrocínio e, se o patrocinador estiver ligado a um cliente do Financeiro, esse cliente. No plano, a prestação passa a «Lançada» e a coluna «Receita» ganha a ligação «Ver receita».

Lançar outra vez não duplica nada: só entram as prestações que ainda não têm receita. Se acrescentares prestações ao plano mais tarde, um novo lançamento cria só as novas. Se duas pessoas lançarem ao mesmo tempo, a segunda recebe um aviso para actualizar a página, e nenhuma receita fica em duplicado.

Depois de lançar

• Uma prestação lançada fica fechada: deixa de ter os botões de editar e eliminar, e «Ver prestação» abre-a só para consulta. As alterações fazem-se na receita, em Receitas.
• Para a dar como recebida, abre a receita com «Ver receita» e preenche a «Data de recebimento». A prestação passa a «Recebida».
• Se o prazo de pagamento passar sem a receita estar recebida, a prestação passa a «Vencida». Uma prestação recebida nunca aparece vencida, mesmo que tenha sido paga tarde.
• Se eliminares a receita em Receitas, a prestação volta a «Planeada»: podes editá-la e lançá-la outra vez.

No orçamento anual

As receitas lançadas entram sozinhas no realizado do Orçamento, na categoria de receita do patrocínio e na sua equipa. O realizado é de caixa: uma prestação só conta quando a receita estiver recebida, e conta na época em que cai a data de recebimento, não a data prevista. Por isso, a marca «Fora da época» olha para a data prevista, mas quem decide a época no orçamento é o dia em que o dinheiro entra.