Plazos y cobros de un patrocinio

La pestaña «Cobros» de un patrocinio guarda el plan de pagos: por ejemplo, 6000 € en tres plazos, en septiembre, enero y abril. Cuando el plan esté bien, lanzas los plazos a los Ingresos del módulo financiero, donde quedan «Por cobrar» hasta que entre el dinero. Necesitas el módulo de patrocinios y, para lanzar, también el módulo financiero.

Planificar los plazos

1. En Patrocinadores, abre el patrocinador, abre el patrocinio en la pestaña «Patrocinios» y elige la pestaña «Cobros».
2. Para repartir el importe de una vez, pulsa «Dividir en N» y elige el «Número de plazos». El importe monetario del contrato se divide en partes iguales (los céntimos que sobran van al último), uno por mes a partir del inicio del contrato. Ajusta la descripción, la fecha y el importe de cada línea y pulsa «Guardar plan».
3. Para añadir un plazo cada vez, pulsa «Nuevo plazo», indica la «Descripción», la «Fecha prevista», el «Importe» y, si quieres, «Observaciones», y pulsa «Guardar».

Los recuadros de arriba comparan el plan con el contrato: «Contratado» (el importe monetario del contrato), «Planificado» (la suma de los plazos, con «Cuadra con lo contratado» o la diferencia), «Recibido» y «Vencido».

Lanzar los plazos al módulo financiero

1. Comprueba que el patrocinio está «Activo» o «Terminado» y que tiene una «Categoría de ingreso», en el bloque «Facturación» de «Editar patrocinio». Sin categoría, o con una categoría inactiva, el lanzamiento se rechaza.
2. Pulsa «Lanzar cobros». La ventana lista los plazos por lanzar; confirma con el botón «Lanzar», que indica cuántos son.

Cada plazo pendiente pasa a ser un ingreso «Por cobrar», con la descripción, la fecha y el importe del plazo, y con la categoría, el IVA y el plazo de pago del patrocinio. El ingreso lleva también el equipo del patrocinio y, si el patrocinador está vinculado a un cliente del módulo financiero, ese cliente. En el plan, el plazo pasa a «Lanzado» y la columna «Ingreso» muestra el enlace «Ver ingreso».

Lanzar otra vez no duplica nada: solo entran los plazos que todavía no tienen ingreso. Si añades plazos al plan más tarde, un nuevo lanzamiento crea solo los nuevos. Si dos personas lanzan a la vez, la segunda recibe un aviso para actualizar la página y ningún ingreso queda duplicado.

Después de lanzar

• Un plazo lanzado queda cerrado: deja de tener los botones de editar y eliminar, y «Ver plazo» lo abre solo para consulta. Los cambios se hacen en el ingreso, en Ingresos.
• Para darlo por cobrado, abre el ingreso con «Ver ingreso» y rellena la «Fecha de cobro». El plazo pasa a «Recibido».
• Si el plazo de pago pasa sin que el ingreso esté cobrado, el plazo pasa a «Vencido». Un plazo recibido nunca aparece vencido, aunque se haya pagado tarde.
• Si eliminas el ingreso en Ingresos, el plazo vuelve a «Planificado»: puedes editarlo y lanzarlo otra vez.

En el presupuesto anual

Los ingresos lanzados entran solos en lo realizado del Presupuesto, en la categoría de ingreso del patrocinio y en su equipo. Lo realizado es de caja: un plazo solo cuenta cuando el ingreso está cobrado, y cuenta en la temporada en la que cae la fecha de cobro, no la fecha prevista. Por eso, la marca «Fuera de la temporada» mira la fecha prevista, pero lo que decide la temporada en el presupuesto es el día en que entra el dinero.