Comunicar com os sócios por email

Em Comunicação, no grupo «Gestão de Sócios», escreves um email e envias-o de uma vez a um grupo de sócios: uma convocatória para a assembleia, um aviso, uma novidade. Cada sócio recebe o seu email, com o rodapé do clube. A página abre-se com a permissão «Comunicação» de Sócios; enviar pede acesso total.

Escrever e enviar

1. Em «Nova mensagem», se quiseres partir de um modelo, abre «Escolher modelo». O modelo preenche o «Assunto» e a «Mensagem»; se já tinhas escrito alguma coisa, é-te pedido que confirmes a substituição.
2. Escreve ou ajusta o «Assunto» e a «Mensagem». O editor tem negrito, listas, ligações, cores e «Imagem», para pôr uma imagem no corpo do email.
3. Escolhe o grupo: o «Estado» dos sócios (por omissão «Activos»), a «Categoria» e o «Ano». Com um ano, entram só os sócios com registo nesse ano; com uma categoria e «Qualquer ano», entra quem teve essa categoria em algum ano; com «Todas as categorias» e «Qualquer ano», não há filtro.
4. Confere o quadro «Este segmento»: quantos sócios vão receber («Com email») e quantos ficam de fora por não terem email («Sem email»). «Pré-visualizar» volta a fazer a contagem.
5. Carrega em «Enviar» e confirma.

O email segue para o endereço da ficha pessoal de cada sócio. No fim, uma mensagem diz quantos emails saíram e quantos falharam.

Personalizar com variáveis

No assunto e na mensagem podes usar estas variáveis, que se trocam pelos dados de cada sócio no envio:

• {member_name}: o nome completo; {member_first_name}: o primeiro nome.
• {member_number}: o número de sócio.
• {member_category}: a categoria do registo do ano em curso (fica em branco se não houver registo).
• {club_name}: o nome do clube; {year}: o ano em curso.

Qualquer outra palavra entre chavetas sai tal e qual no email.

Histórico

O «Histórico» lista os envios, do mais recente para o mais antigo, com a data, o assunto, o segmento e quantos emails foram entregues. Abre um envio para ver o que foi enviado; «Reutilizar no editor» copia o assunto e o texto para uma mensagem nova, e os destinatários escolhes de novo.

Modelos

Os modelos da comunicação vivem em Modelos de Email, no separador «Sócios»:

• «Sistema»: o modelo que a Cantera dá, para a convocatória da assembleia. Podes editá-lo, e as alterações ficam só no teu clube; «Restaurar modelo» repõe o texto original.
• «Entidade»: os modelos do clube. Cria-os com «Novo modelo», com nome, assunto e corpo, e as mesmas variáveis.

Emails automáticos

Não há emails automáticos só para sócios. Dois tipos de envio automático chegam também aos sócios, e ambos vêm desligados:

• O email de aniversário, em Comunicação, no bloco «Comunicação de aniversário», com «Enviar email de aniversário». Vai para todas as pessoas do clube com email no dia do aniversário, sócios incluídos.
• Os emails do Financeiro sobre as notas de pagamento das quotas, como os de qualquer outra nota: a emissão e o envio da nota, os avisos de cobrança e o agradecimento do pagamento. Configuram-se na mesma página, nos blocos «Comunicação de facturação», «Comunicação de cobrança» e «Comunicação de pagamento».