Comunicarse con los socios por email

En Comunicación, en el grupo «Gestión de socios», escribes un email y lo envías de una vez a un grupo de socios: una convocatoria de asamblea, un aviso, una novedad. Cada socio recibe su propio email, con el pie del club. La página se abre con el permiso «Comunicación» de Socios; enviar requiere acceso total.

Escribir y enviar

1. En «Nuevo mensaje», si quieres partir de una plantilla, abre «Elegir plantilla». La plantilla rellena el «Asunto» y el «Mensaje»; si ya habías escrito algo, se te pide que confirmes la sustitución.
2. Escribe o ajusta el «Asunto» y el «Mensaje». El editor tiene negrita, listas, enlaces, colores e «Imagen», para poner una imagen en el cuerpo del email.
3. Elige el grupo: el «Estado» de los socios (por defecto «Activos»), la «Categoría» y el «Año». Con un año, entran solo los socios con registro en ese año; con una categoría y «Cualquier año», entra quien tuvo esa categoría en algún año; con «Todas las categorías» y «Cualquier año», no hay filtro.
4. Revisa el cuadro «Este segmento»: cuántos socios lo van a recibir («Con email») y cuántos se quedan fuera por no tener email («Sin email»). «Previsualizar» vuelve a hacer el recuento.
5. Pulsa «Enviar» y confirma.

El email va a la dirección de la ficha personal de cada socio. Al final, un mensaje indica cuántos emails han salido y cuántos han fallado.

Personalizar con variables

En el asunto y en el mensaje puedes usar estas variables, que se cambian por los datos de cada socio en el envío:

• {member_name}: el nombre completo; {member_first_name}: el nombre de pila.
• {member_number}: el número de socio.
• {member_category}: la categoría del registro del año en curso (queda en blanco si no hay registro).
• {club_name}: el nombre del club; {year}: el año en curso.

Cualquier otra palabra entre llaves sale tal cual en el email.

Historial

El «Historial» lista los envíos, del más reciente al más antiguo, con la fecha, el asunto, el segmento y cuántos emails se entregaron. Abre un envío para ver lo que se mandó; «Reutilizar en el editor» copia el asunto y el texto en un mensaje nuevo, y los destinatarios los eliges de nuevo.

Plantillas

Las plantillas de la comunicación están en Plantillas de Email, en la pestaña «Socios»:

• «Sistema»: la plantilla que da Cantera, para la convocatoria de la asamblea. Puedes editarla, y los cambios quedan solo en tu club; «Restaurar plantilla» recupera el texto original.
• «Club»: las plantillas del club. Créalas con «Nueva plantilla», con nombre, asunto y cuerpo, y las mismas variables.

Emails automáticos

No hay emails automáticos solo para socios. Dos tipos de envío automático llegan también a los socios, y los dos vienen desactivados:

• El email de cumpleaños, en Comunicación, en el bloque «Comunicación de cumpleaños», con «Enviar email de cumpleaños». Va a todas las personas del club con email el día de su cumpleaños, socios incluidos.
• Los emails de Finanzas sobre las notas de pago de las cuotas, como los de cualquier otra nota: la emisión y el envío de la nota, los avisos de cobro y el agradecimiento del pago. Se configuran en la misma página, en los bloques «Comunicación de facturación», «Comunicación de cobro» y «Comunicación de pago».