Enviar a convocatória e acompanhar as respostas

Depois de concluída, a convocatória segue por email para cada atleta convocado, ou para o seu encarregado de educação. Quem a recebe responde numa página própria, sem precisar de conta, e tu vês as respostas no separador «Convocatória» do jogo.

Antes de enviar

• A equipa tem de ter ligada a opção «Enviar convocatória por email» (em Definições › Modalidades, ao editar a equipa). Sem ela, o botão «Enviar convocatória» fica desactivado e, por baixo, aparece «O envio por email está desligado nas definições da equipa, em Modalidades.», com a ligação para lá. Quem não pode mudar as definições da equipa vê «O envio por email está desligado para esta equipa. Pede a um administrador do clube para o ligar.»
• A convocatória tem de estar concluída. Até lá, o botão fica desactivado e, ao passar o rato, aparece «Conclui a convocatória antes de enviar.»

Enviar

1. Em Jogos, abre o jogo e vai ao separador «Convocatória».
2. Carrega em «Enviar convocatória».
3. No fim, uma mensagem diz quantos atletas ficaram avisados («Enviados»), quantos não têm destino («sem destino») e quantos não têm email («sem contacto»).

Só os atletas marcados como convocados recebem a convocatória. Os que ficaram fora ou dispensados não recebem nada.

Quem recebe

Cada atleta tem, em cada época, um destinatário para a convocatória: «Encarregado de Educação», «Atleta», «Ambos» ou «Não enviar».

• Quando o atleta é inscrito, o destinatário vem da escolha da época anterior. Se não houver, um atleta menor de idade fica com «Encarregado de Educação» e um adulto (ou sem data de nascimento) com «Atleta».
• Com «Encarregado de Educação», recebem todos os encarregados do atleta que tenham email.
• Com «Ambos», o atleta recebe uma ligação e os encarregados partilham outra. A resposta é do atleta: se responderem os dois lados, fica a última. Basta um dos lados ter email para o atleta contar como enviado.
• Com «Não enviar», o atleta conta como «sem destino». Sem email registado, conta como «sem contacto».

Para mudar o destinatário, abre a ficha do atleta em Atletas, vai ao separador «Comunicação» e, em «Envio da Convocatória», escolhe a «Época» e o «Destinatário». A escolha é guardada automaticamente.

A resposta da família

O email traz uma ligação que abre a convocatória sem pedir login. Na página, a pergunta é «Vais estar presente?», com «Sim» ou «Não». Se a equipa gerir o transporte e a refeição, aparecem também «Como vais deslocar-te?» e «Vais à refeição?». Há ainda um campo de «Observações», e a resposta grava-se com «Confirmar».

A resposta pode ser mudada pela mesma ligação até à hora do jogo. Depois disso, a página mostra «As confirmações para este jogo já fecharam.»

Ver as respostas

No separador «Convocatória» do jogo, o cartão «Respostas» mostra quantos convocados estão «Confirmados», quantos «Recusaram» e quantos estão «Pendentes», e os totais de «Transporte» e «Refeições» quando a equipa os gere. Na tabela, cada convocado tem a sua «Presença» («Sim», «Não» ou «Pendente») e, em «Respondido», quem respondeu e quando. «Ainda não enviada» indica um convocado que nunca recebeu a convocatória.

Quem enviou a convocatória recebe uma notificação com as respostas, que se vai actualizando a cada nova resposta. Também a recebem os membros que têm esta equipa na sua lista de equipas e acesso à convocatória. A notificação só chega como alerta (push) quando alguém diz que não vai ou quando todos já responderam.

Mudar a convocatória depois de enviada

1. Carrega em «Editar convocatória», faz as alterações e carrega em «Guardar».
2. Para avisar as famílias, carrega de novo em «Enviar convocatória».
3. Em «Reenviar a convocatória?», escolhe «Só a quem ainda não recebeu» (a opção por omissão, para quem acrescentaste depois do envio) ou «A todos os convocados», e carrega em «Enviar».